تغییر حق امضای شرکت یعنی تغییر اشخاص یا شیوه‌ای که اسناد مشخص شرکت با امضای آن‌ها معتبر می‌شود. برای تنظیم تصمیم، نام فرد، سمت، نوع سند و منفرد یا مشترک‌بودن امضا باید روشن باشد. پس از ثبت نیز لازم است اطلاعات بانک و دسترسی‌های مرتبط جداگانه پیگیری شوند.
حق امضا را با مالکیت شرکت یکی ندانید. ممکن است شخص سهامدار باشد اما برای امضای یک سند اختیار نداشته باشد. همچنین عنوان مدیرعامل به‌تنهایی، بدون بررسی حدود اختیار، پاسخ تمام پرسش‌های امضا را مشخص نمی‌کند.
ابتدا مشخص کنید کدام اسناد تغییر می‌کنند
آیا هدف تغییر امضای چک و اسناد تعهدآور است یا مکاتبات عادی هم تغییر می‌کند؟ آیا همه قراردادها مشمول‌اند یا اختیار خاصی مدنظر است؟ متن مبهم، در اجرای تصمیم یا معرفی صاحبان امضا به بانک مشکل ایجاد می‌کند.
- نام و سمت امضاکننده یا امضاکنندگان.
- دسته اسناد مشمول تصمیم.
- امضای منفرد یا ترکیب دقیق امضای مشترک.
- وضعیت استفاده از مهر طبق تصمیم و الزامات مربوط.
- حدود اختیار و زمان اثر تصمیم با رعایت مقررات.
مرجع تعیین حق امضا کدام است؟
نوع شرکت، اساسنامه و تصمیم‌های معتبر قبلی را بررسی کنید. اگر تغییر امضا همراه با تغییر مدیرعامل یا مدیران است، ممکن است تصمیم‌های مرتبط دیگری نیز لازم باشد. نمی‌توان نام شخصی را بدون توجه به سمت و اختیار معتبر او در تصمیم جدید وارد کرد.
در سهامی خاص، حدود اختیارات هیئت‌مدیره و مدیرعامل از جمله در مواد ۱۱۸، ۱۲۴، ۱۲۵ و ۱۲۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت مطرح شده است. ساختار مسئولیت محدود را باید با مواد و اسناد همان قالب تطبیق داد.
نمونه آموزشی متن تعیین شیوه امضا
نمونه زیر فقط ساختار بخش تصمیم را نشان می‌دهد. پیش از استفاده، اشخاص و سمت‌ها، مرجع جلسه، نصاب و نوع اسناد باید دقیق تعیین شوند.
مقرر شد اسناد تعهدآور مشخص‌شده در این تصمیم با امضای مشترک دو صاحب امضای منتخب جلسه، با ذکر نام کامل و سمت هر یک در سند نهایی، و در صورت پیش‌بینی، همراه با مهر شرکت معتبر باشد. شیوه امضای مکاتبات عادی و اداری نیز به‌صورت جداگانه تعیین و در متن نهایی درج می‌شود.
این نمونه برای امضای مشترک توضیح داده شده است. اگر تصمیم بر امضای منفرد است، باید متن همان تصمیم تنظیم شود؛ وجود هم‌زمان دو عبارت جایگزین یا توضیح «یکی از افراد» در سند نهایی، اختیار را مبهم می‌کند.
مدارک موردنیاز برای بررسی
اساسنامه، آگهی‌های مربوط به مدیران و امضای فعلی، مشخصات اشخاص جدید و شرح دقیق تغییر را آماده کنید. برای جلسه‌ای که نیاز به دعوت دارد، مدارک دعوت و حضور نیز اهمیت دارند. اسناد باید نشان دهند تصمیم جدید بر مبنای وضعیت معتبر شرکت گرفته شده است.
پس از تنظیم صورتجلسه و ثبت درخواست، ابلاغ‌ها را پیگیری کنید. نتیجه نهایی باید از نظر نام‌ها، سمت‌ها و ترکیب امضا با تصمیم شرکت تطبیق داده شود.
اقدامات بانکی پس از ثبت
بانک ممکن است مدارک ثبتی، شناسایی و فرم‌های داخلی خود را بخواهد. ارائه آگهی و ثبت نمونه امضا و تغییر دسترسی‌ها را طبق رویه بانک انجام دهید. رسید انجام کار را نگه دارید؛ فقط ارسال یک تصویر آگهی را پایان به‌روزرسانی فرض نکنید.
دسترسی‌های اینترنت‌بانک، ابزارهای امضا و مجوزهای داخلی را نیز کنترل کنید. اگر صاحب امضای قبلی از شرکت جدا شده، قطع یا اصلاح دسترسی باید منظم و قابل پیگیری باشد. وضعیت تعهدات قبلی هم صرفاً با تغییر امضا از بین نمی‌رود.
برای بررسی در شایان ثبت، متن حق امضای فعلی و شرح تغییر موردنظر را کنار آخرین آگهی مدیران قرار دهید تا تصمیم جدید بدون ابهام تنظیم شود.
منابع
پرسش‌های متداول
آیا تغییر مدیرعامل، حق امضا را هم خودکار مشخص می‌کند؟
حدود امضا باید از تصمیم‌ها و اسناد معتبر بررسی شود؛ نباید آن را صرفاً از عنوان سمت نتیجه گرفت.
آیا امضای مشترک یعنی هرکدام جدا امضا کنند؟
خیر. در امضای مشترک، ترکیب امضاها باید مطابق تصمیم رعایت شود.
آیا آگهی تغییر امضا همه تعهدات قبلی را لغو می‌کند؟
خیر. آثار اسناد و تعهدات قبلی موضوع مستقلی است و با تغییر صاحب امضا خودکار از بین نمی‌رود.
