پلمپ دفاتر و ارسال اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی را باید از هم جدا شناخت. معرفی و ثبت دفتر یا دریافت کد رهگیری، با تهیه اطلاعات حسابداری و بارگذاری و ثبت نهایی آن‌ها یکسان نیست. برای انجام درست تکلیف، سال مالی، وضعیت شمول و مهلت معتبر پرونده باید مشخص باشد.
در مسیر الکترونیکی، حذف دفتر کاغذی به معنی حذف حسابداری نیست. رویدادهای مالی همچنان باید مستند، منظم و قابل تطبیق باشند. سامانه، جای تصمیم درباره درستی ثبت مالی را نمی‌گیرد.
سه مرحله متفاوت را اشتباه نگیریم
- مرحله ثبتی دفتر: اطلاعات شرکت و دوره مالی برای فرایند مربوط به دفاتر و کد رهگیری بررسی می‌شود.
- تهیه داده حسابداری: رویدادها بر مبنای اسناد واقعی ثبت و کنترل می‌شوند.
- ارائه اطلاعات: فایل مطابق قالب و دستور جاری بارگذاری، کنترل و نهایی می‌شود.
در راهنمای سازمان امور مالیاتی، نسخه خرداد ۱۴۰۴، دریافت کد رهگیری و ارائه فایل اطلاعات به‌صورت مراحل متمایز توضیح داده شده‌اند. قالب و مهلت عملی هر دوره را باید با نسخه جاری سامانه تطبیق داد.
شرکت تازه‌تأسیس چه اطلاعاتی آماده کند؟
هویت شرکت، شناسه ملی، تاریخ تأسیس، شروع و پایان سال مالی و وضعیت دسترسی مجاز را مشخص کنید. سال مالی را از روی اساسنامه و وضعیت پرونده بخوانید؛ برای همه شرکت‌ها یک بازه پیش‌فرض ننویسید.
همچنین مسئول حسابداری و مسئول ثبت اطلاعات باید هماهنگ باشند. فردی که فایل را ارسال می‌کند باید بداند داده مربوط به کدام شرکت، دفتر و دوره است. شباهت نام دو فایل یا دو شرکت، برای انتخاب درست کافی نیست.
فایل اطلاعات را چگونه کنترل کنیم؟
قالب معتبر را از مسیر جاری سامانه بگیرید و دستور تکمیل آن را بخوانید. ترتیب ستون‌ها، قالب تاریخ، شناسه حساب‌ها و اطلاعات مبالغ را بدون دلیل تغییر ندهید. خطای ساختار فایل با خطای محتوای حسابداری دو موضوع متفاوت است.
- شرکت و دوره فایل را با پرونده تطبیق دهید.
- اطلاعات را از اسناد و ثبت‌های حسابداری آماده کنید.
- قالب و ستون‌های الزامی را کنترل کنید.
- مبالغ و تاریخ‌ها و ارتباط ثبت‌ها را بازبینی کنید.
- پیش‌نمایش و نتیجه پردازش را بخوانید.
- مرحله نهایی لازم را انجام دهید و رسید نگه دارید.
صرف پذیرش فنی فایل، درستی همه رویدادها را اثبات نمی‌کند. همچنین «در حال پردازش» با پایان فرایند یکسان نیست؛ وضعیت نهایی و رسید را بررسی کنید.
مهلت دفاتر در ۱۴۰۵ را از کجا بدانیم؟
نوع دوره، شروع سال مالی و بخشنامه‌های قابل اعمال اهمیت دارند. مهلت یک دوره یا تمدید مربوط به گروه خاص را به تمام شرکت‌ها تعمیم ندهید. اطلاعیه معتبر و وضعیت پرونده را در زمان اقدام کنترل و نسخه آن را نگهداری کنید.
راهنمای قدیمی می‌تواند ساختار کلی را توضیح دهد، اما برای اعلام آخرین مهلت کافی نیست. برنامه داخلی شرکت را زودتر از موعد قابل اعمال تنظیم کنید تا برای اصلاح فایل فرصت وجود داشته باشد.
اگر شرکت فعالیتی نداشته باشد چه؟
نبود فروش، به‌تنهایی نبود هر رویداد مالی را ثابت نمی‌کند؛ ممکن است هزینه تأسیس، اجاره یا دریافت وجه از مؤسسان وجود داشته باشد. وضعیت عدم فعالیت و تکلیف دفاتر را بر پایه اسناد و مقررات مرتبط بررسی کنید، نه صرفاً تعداد فاکتورهای فروش.
برای بررسی در شایان ثبت، سال مالی، وضعیت دفتر و پرونده مالیاتی و مرحله‌ای را که در آن هستید مشخص کنید. مسئولیت تهیه و تأیید داده حسابداری نیز باید از مسئولیت پیگیری ثبتی تفکیک شود.
منابع
پرسش‌های متداول
آیا دریافت کد رهگیری یعنی اطلاعات مالی ارسال شده است؟
خیر. ثبت دفتر و ارسال و نهایی‌سازی فایل اطلاعات، مراحل متفاوتی دارند.
آیا بارگذاری موفق یعنی محتوای حسابداری تأیید قطعی شده است؟
پذیرش فنی فایل را نباید تأیید قطعی تمام ثبت‌های مالی دانست.
آیا مهلت همه شرکت‌ها یکسان است؟
شروع سال مالی، دوره و مقررات و تمدیدهای قابل اعمال باید برای هر پرونده بررسی شوند.
برای درک ارتباط این موضوع با فرایندهای دیگر، راهنمای کد اقتصادی شرکت و اقدامات پس از ثبت شرکت را نیز بخوانید.
